Мы продолжаем собирать советы экспертов на тему «Как эффективно трудиться на удаленке». Во-первых, не все еще вернулись в офисы. Во-вторых, есть гипотеза, что часть сотрудников в офисные стены и не вернется в ближайшем будущем. Отчасти потому, что компании получили опыт более компактной организации работы – с частью сотрудников, работающих вне офиса, и возможностью экономить на этом корпоративные ресурсы. Вторая причина – сами сотрудники увидели преимущества удаленной работы; часть из них будет искать именно удаленную занятость, и работодателям придется вспомнить навыки, полученные во время карантина.
Мы опрашиваем экспертов, обобщаем, делимся. Сегодня слово предоставляется специалистам в сфере психологии и управления карьерой.
Елизавета Ефремова, преподаватель Русской Школы Управления по личной эффективности и управлению персоналом, психолог
Во время карантина многим из нас пришлось работать из дома. И если, например, для фрилансеров это нормальная история, то от офисных работников требовалось актуализировать навыки самоорганизации.
Приведу 7 советов, как грамотно организовать для себя удаленную работу.
1) Актуализируйте инструменты планирования. Взрослый человек не осознает многие вещи, которые он делает, потому что они стали частью его ежедневной рутины. Как мы собираемся, приходим на работу, как работаем и какие инструменты в работе используем – все идет на автомате. И в новой ситуации, в которой мы все оказались, такие мелочи требуют к себе больше внимания. Поэтому достаем все инструменты, которыми мы когда-то пользовались. Для кого-то это ежедневники, в которых день и дела в нем расписаны. Для кого-то это списки дел. Доставайте все инструменты, о которых говорили на тренингах по тайм-менеджменту, они требуют перезагрузки и актуализации.
2) Резервируйте время, сохраняйте ритм. Работа занимает все время, которое мы на нее отводим. Когда внешние границы (прихода, ухода с работы) не определены, она может превратиться в 24-часовую занятость. Поэтому надо резервировать себе рабочее время, когда заниматься исключительно делами. И чем более оно будет приближено к профессиональному рабочему ритму, тем лучше. Вообще сохранение ритма в кризисной ситуации – это одна из основных задач.
3) Организуйте себе рабочее пространство. Если вы работаете в комнате, где находятся другие люди, попросите их вас не тревожить. Уединитесь, закройте дверь – договоритесь, что во время работы вы друг друга не трогаете. Это определенные договоренности внутри семьи. Если у вас были проблемы с границами, первое время неизбежны конфликты и сложности, но к этому можно приспособиться.
Еще можно переодеться в другую одежду. Или если вы работаете на кухонном столе, устройте себе другие декорации, чтобы настрой в рабочее время был деловым.
4) Удалите хронофаги. Сейчас мы больше внимания уделяем новостям: интересно, где и что происходит, сколько заболевших, какие меры предпринимают власти. И этот мониторинг съедает много времени. Поэтому на время работы лучше убрать все хронофаги: мобильные телефоны, соцсети и чатики. Сконцентрируйтесь. Дома, где рядом телевизор, радио и дети, время и так часто уходит безрезультатно.
5) Соблюдайте интервалы. Делайте себе небольшие сеты, временные промежутки, когда вы концентрируетесь на одном деле. Если концентрация – не ваша сильная сторона, то начинайте с 15-минутных сетов, заведя себе будильник. Если вы умеете концентрироваться, закладывайте часовые интервалы. Такие сеты по 1-1,5 часа позволяют быть «здесь и сейчас». Выделив их, вы упростите для себя последовательное выполнение рабочих задач.
6) Cохраняйте спокойствие и последовательность. На удаленке, с относительно свободным графиком, многих обуревает желание развести бурную деятельность. Излишняя суетливость, активность может привести к ошибкам. Старайтесь поддерживать ровный эмоциональный фон, и перед тем, как выполнять задачи, составляйте списки дел. Они должны содержать план на месяц, на неделю, на день. Подсвечивайте ключевые, актуальные задачи и в них отмечайте максимально значимые моменты.
7) Уделите внимание эмоциональной составляющей. Во взаимодействии с людьми не впадайте в эмоциональные качели, не ведитесь на чужие эмоции, старайтесь быть спокойным и рассудительным.
Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры “Перспектива”
Организация пространства
Если вам нужно быстро развернуть домашнюю рабочую станцию, начните с решения технических вопросов. Быстрый интернет и хорошая мобильная связь важнее письменного стола.
Рабочая зона может быть очень небольшой, но обязательно удобной: кресло около окна с подоконником, диван со столиком для компьютера, даже гора подушек на полу, если это помогает сосредоточиться. Все необходимые атрибуты профессиональной деятельности должны располагаться на расстоянии вытянутой руки: бумаги, папки, ноутбук, ежедневник, принтер, сетевой фильтр или хотя бы удлинитель с пятью розетками. Если над текстом вы будете работать в комнате, где стоит стационарный компьютер, разговаривать с коллегами по телефону на кухне, потому что там лучше связь, а распечатывать документы – у соседей, то уже к вечеру первого дня возненавидите «удаленку».
Создайте обстановку, настраивающую на работу: поставьте легкую ширму, чтобы отделить рабочую зону от общего помещения, переставьте стол так, чтобы сидеть лицом к окну, это поможет мозгу думать, а глазам отдыхать. Очень удобно, если вечером все документы, планы, чертежи, распечатки и прочее можно оставить «как есть» и утром быстро вернуться к делам, не тратя время на «сложить/разложить».
Если помещение небольшое и ваши деловые принадлежности могут быть атакованы детьми или домашними питомцами, используйте большие прозрачные контейнеры.
Психологический настрой
Многим кажется, что работа дома – это: пижама, тапочки, диван, ноут на коленях, гарнитура в ухе. Одной рукой пишем письмо клиенту, другой суп помешиваем. В реальности все не так: любая работа требует сосредоточения и концентрации. Чтобы эффективно работать из дома, нужно обеспечить себе такой же «эффект погружения» в дела, как и в офисе. Для этого важно себя правильно психологически настроить: проделать все утренние ритуалы и сразу начать работать, а не «залипать» на сериальчик под предлогом, «как будто я сейчас на работу еду».
Обязательно сменить пижаму на кежуал. Свежий и подтянутый внешний вид поможет настроиться на решение рабочих вопросов. Деловой костюм не обязателен, но «лук» должен позволять в любой момент включиться в скайп-конференцию.
Помогайте себе поддерживать «рабочий настрой»: заваривайте кофе, чтобы почувствовать атмосферу офиса, делайте перерывы между блоками дел, выходите подышать воздухом, мысленно хвалите себя за хорошо сделанную работу.
По возможности сохраняйте свои рабочие привычки: любите ходить, когда говорите по телефону или чертите квадратики, выслушивая указания босса? Продолжайте!
Провокации
Работая дома, очень сложно не поддаться на провокации. Открыли FB и не заметили, как потеряли час. Решили по-быстрому заказать продукты в интернет-магазине, но почему-то читаете обзор новых гаджетов. Собрались проверить почту на резервных почтовых ящиках – и залипли на Ozon. Через это проходили многие фрилансеры и удаленщики… Соцсети, интернет-магазины, сериалы, болтовня с друзьями, холодильник, телевизор. Найди свой грех и победи его.
Режим дня
Когда мы находимся среди людей, вместе работаем или просто сосуществуем в пространстве бизнес-центра или коворкинга, то незаметно для себя подчиняемся законам групповой динамики: стараемся держать темп, быть в потоке, не сбивать дыхание. Ритм города, компании, команды влияет гораздо больше, чем предполагаем. Оказавшись в дома, в уединении, мы теряем эту скорость, замедляемся, позволяем себе немного расслабиться. Нам не нужно тратить время на дорогу до офиса, на поездки к клиентам, посещение деловых мероприятий. Время начинает ощущаться иначе: его много, оно течет медленнее, становится вязким. Кажется, что день очень длинный, и все успеешь, даже если начнешь работать чуть позже… после того, как «примешь ванну и выпьешь чашечку кофе».
Чтобы не «сползти» с графика, составляйте список дел на день, желательно делать это накануне вечером. Группируйте дела блоками: «ответить на письма», «сделать звонки», «разослать предложения». Каждый блок по 40-45 минут, между ними короткие перерывы на отдых, перекус, физическую разминку или личные дела.
Удобно использовать таймер или другие «напоминалки», чтобы поддерживать динамику в течение дня: «до 12.00 закончить подготовку презентации», «отвечу на запросы, потом перекушу».
Очень много времени теряется незаметно на всякий «операционный мусор»: просматривание почты, изучение рекламных предложений, исполнение мелких запросов, ответы на телефонные звонки, обсуждение в чатах текущих вопросов. Не погружайтесь в это микро-менеджмент, если нужно сделать что-то значимое, требующее «полного погружения». Отключите звук на телефоне, закройте почту и сосредоточьтесь на главной задаче.
В конце рабочего дня подводите итоги: процент выполнения намеченных задач, планирование следующего дня, определение приоритетов. Не ждите, что кто-то вас проверит, направит или организует. Станьте руководителем самому себе.
Если рядом дети
Бесспорно, совмещать удаленную работу и воспитание детей тяжело. Что родителям «удаленка», то детям праздник. Как объяснить, что у папы дела, а мама на работе, когда все время находишься в зоне видимости этих прекрасных цветов жизни? Ребенок – не смартфон, его нельзя выключить или перевести в беззвучный режим. Дети, особенно маленькие, неизбежно будут требовать внимания и общения. Если взрослых двое или помогают няни/бабушки/старшие дети, можно составить график дежурств «по детям»: ты кормишь сына обедом, я звоню клиентам, потом я иду его укладывать, а ты можешь заняться презентацией, пока будет спать, разберем почту и ответим на письма.
Если дети постарше, и с ними можно договориться. Постарайтесь установить границы и расписание: пока ты смотришь мультики, я работаю за компьютером, а потом порисуем вместе. Однако надо быть готовым к тому, что большую часть работы вы сможете делать, только когда «носики-курносики засопят», а в окно заглянет луна. Если же характер работы требует исключительно дневной активности – прием и обработка звонков клиентов, оперативная работа с заявками – попробуйте обсудить с работодателем компенсацию на оплату услуг няни.
