Самая популярная тема последних полутора – двух месяцев в контексте профессиональной деятельности – «удаленка». Опросы, советы экспертов, мемы, анекдоты… Удаленная работа для кого-то стала привычной, для других – даже спустя недели работы в новом режиме это все еще экзотика. Кто-то радуется возможности проводить целый день в «домашнем офисе» (даже если офис подозрительно похож на родную комнату с немытой тарелкой на журнальном столике), другие отчаянно хотят вернуться на привычное рабочее место (семейные люди, кстати, хотят чаще остальных).
По данным сайта Retail.ru со ссылкой на данные опроса сервиса «Работа.ру», в 14% случаев компании полностью перевели сотрудников на удаленный формат, еще в 15% случаев удаленно работает только часть отделов. При грубом подсчете, почти треть специалистов активно использует на практике нюансы использования Zoom и Skype для совещаний в удаленном формате.
Обеспечить техническую часть бесперебойной работы команды – задача важная, но не менее важно создать условия, при которых сотрудники будут трудиться так же эффективно (или даже более результативно!), как в офисе – при условии, что исключена ситуация, когда руководитель неожиданно выглянет из-за плеча и проконтролирует рабочий процесс.
Trud.com поинтересовался мнением представителей компаний, которые обеспечили своим командам удаленную работу: «Как вы мотивируете своих сотрудников?». Ответы мы получили практические, фактически – готовые рецепты. Читайте, используйте. Карантин, будем надеяться, скоро закончится, но ведь удаленная работа – жизнеспособная модель, которую можно использовать и в «мирных» условиях.
Юлия Киселева, руководитель отдела по работе с персоналом, Galileosky (разработчик и производитель оборудования для спутникового мониторинга транспорта)
На удаленной работе на первый план выходит ежедневное общение с коллегами. Оно помогает поддерживать и подбадривать сотрудников; подчеркивает, что каждый — это часть команды.
Мы в компании стимулируем и поддерживаем желание обучаться, развиваться профессионально. Для этого организуем для сотрудников разные форматы: проводим внутренние занятия, приобретаем сторонние вебинары и курсы. Никуда не делась и спортивная программа компании, просто теперь это home training. Вместо занятий в тренажерном зале обмениваемся фотографиями домашних успехов.
Также некоторые подразделения начали проводить неформальные «встречи» в Zoom для того, что отдохнуть и поговорить на отвлеченные темы.
Татьяна Ходанович, управляющий директор, Pharmedu (онлайн-обучение фармацевтов)
Мы у себя в компании сделали интересное наблюдение в последние недели. У сотрудников появилось больше ответственности, и они сами понимают, что происходит. Плюс сейчас для многих работа даже стала особой ценностью, не зря потраченным временем.
Из обязательного остались постановка задач и контроль, изменился формат бесед с личной на скайпколл, и тут можно сказать, что общение стало регулярнее. В конце недели обязательно командный звонок для понимания, кто что смог реализовать и какие планы на следующую неделю для согласования и координации действий других участников команды.
Стараемся благодарить всех за работу и готовность подхватить дополнительный функционал. Например, если прежде документооборотом занимался юрист, бухгалтер и администратор, то сейчас действует принцип «сам себе администратор». Организация документов для клиентов и отправка курьером, сканирование, печать отчетов и так далее.
Например, прием звонков с общего телефона: переадресация стоит на телефон администратора, но в случае, если он по какой-то причине не взял трубку, система переадресовывает звонок на кого-то из менеджерского состава, в зависимости от выбранного пункта меню.
Дарья Баркова, специалист по заботе о команде, Recruitment Art (рекрутинг в IT)
Работаю на удаленной работе с 2015 года, работала как исполнитель, как руководитель и сейчас как собственник. Не верю в мотивацию, верю в то, что люди должны быть правильно подобраны, чтобы совпадали ценности компании и ценности сотрудников, психотипы, что человек хочет от жизни, от работы.
У меня в команде есть многоступнечатая система отбора в команду, попадают люди, только “Наши”, а их не нужно мотивировать, они уже замотивированные, задача иначе стоит, о них нужно заботится, и мне, как руководителю компании уделять внимание, мне как компании, доказывать каждый день, что это достойный выбор с их стороны.
На удаленке смещен фокус с процесса на результат, система прозрачнее, эффективно работать и зарабатывать могут только результатники, а у них есть большой риск – выгорание, и опять же, чтобы этого не случилось, я как руководитель должна о них заботиться.
Недавно внедрили в компанию индивидуальные планы развития, но развитие не только в плане работы: ввели развитие по секторам жизни, на основе упражнения “колесо жизненного баланса”, где по четырем сферам (работа, отношения, хобби и здоровье) ставятся баллы, прописываются цели на месяц и спринты на неделю. Еженедельно созваниваемся с каждым сотрудником, где обсуждаем, что получилось, что нет.
Если вижу у кого-то сложности, сразу могу направить к психологу за советом (у нас есть свой штатный психолог).
Организовываем онлайн-вечеринки, с вином или чаем, есть постоянное общение с людьми, я знаю, кто в каком настроении, если кто-то болеет – отправляю полезные чаи, если кто-то грустит – отправляю цветы. Сейчас каждый человек – не винтик в системе, а двигатель. Двигатель не нужно мотивировать, он сам прет, о двигателе нужно заботиться.
Вера Бояркова, директор по персоналу «Леруа Мерлен Россия» (товары для строительно-ремонтных и отделочных работ)
98 % сотрудников центрального офиса компании в Москве работают удаленно из дома. Мы обеспечили инфраструктуру, необходимую для полноценной работы: программы видеоконференций, большое количество онлайн-сервисов для реализации бизнес-процессов, действует корпоративный портал – социальная сеть и многое другое.
В работе большой компании особенно важна коллективная динамика. В рамках одной рабочей группы можно организовать эффективную работу в удаленном формате. Если же сотрудник действует относительно автономно, работая над конкретным проектом, руководителю сложно удерживать коллективную динамику. В текущей ситуации мы не можем поддерживать эффективный микс удаленной и офисной работы, поэтому воспользовались преимуществами нашей платформы автоматизации бизнес-процессов.
Благодаря ей операционная работа осуществляется бесперебойно и так же эффективно. Руководители больше времени уделяют организации процессов. Мы запустили для сотрудников систему видеосвязи с высоким качеством передачи. Она дает возможность проводить встречи с участием до 500 человек одновременно и онлайн-конференции.
Мы находимся в ситуации, в которой вынуждены оперативно реагировать и принимать решения. Для того чтобы сотрудники были в курсе этих решений, мы пользуемся корпоративной сетью и внутренней социальной сетью. Так мы сохраняем причастность и вовлеченность каждого сотрудника. Мы можем быть изолированы друг от друга физически, но остаемся все так же открыты и доступны для общения друг с другом по всем рабочим вопросам. Так поддерживается коллективная динамика.
С введением режима самоизоляции нагрузка внутри компании перераспределилась. Резко выросла значимость онлайн-торговли и всего, что связано с прохождением пути клиента в этом канале. Тем офисным сотрудникам, чья основная нагрузка снизилась, мы предлагаем возможность попробовать себя в смежных областях. У них появилась возможность попробовать себя в сервисе, логистике, клиентских коммуникациях. Так повышается кросс-функциональная эффективность, обогащаются навыки сотрудников, усиливается взаимодействие в компании. Для персонала магазинов введены посменные графики.
Сотрудники в зоне риска, т. е. возрастные и с хроническими заболеваниями, находятся в оплачиваемом отпуске. Для тех, кто принял добровольное решение продолжать работать, введены посменные графики, чтобы смены не пересекались друг с другом.
Персонал внутри магазина также перераспределился по отделам и осваивает кросс-функциональные компетенции.
С 6 апреля для персонала магазинов мы ввели 30% надбавку к заработной плате.
Руслан Лукин, руководитель отдела обучения и развития персонала «Манго Телеком» (облачные бизнес-коммуникации)
Интроверты сейчас чувствуют себя отлично, а вот по экстравертам необходимость работать удаленно ударила больно. Они социально реализуют себя в коллективе, в офисе у них друзья и единомышленники, а на удаленке – легкая тревожность и риск начать терять мотивацию.
Чтобы любители общения не тратили энергию и рабочее время на восстановление неформальных связей в новых условиях, компаниям лучше сделать это за них. Например, ничего не стоит в ближайшую же пятницу объявить в рабочей видеоконференции викторину или квиз с последующим переходом к свободному общению на нерабочие темы.
Дайте людям возможность помечтать о том, как будет хорошо, когда все кончится. Начните уже сейчас планировать совместные нерабочие дела, поездки или культурные мероприятия – пусть и на неопределенное будущее. Если в общем чате люди делятся идеями, обсуждают варианты, им будет чуточку легче переживать настоящее. Или сделайте онлайн-доску с возможностью что-то рисовать или писать пожелания – личные или всей компании.
В общении сейчас, как никогда, важно проявлять как можно больше тепла и искренности.
В онлайне не хватает понимания эмоций собеседника, поэтому есть смысл чаще использовать в переписке с коллегами эмодзи и выбирать слова, раскрывающие чувства: «Я рад», «Я огорчен», «Мне очень нравится».
Впрочем, полезным будет любое общение, даже сухое. Плохо, что люди в силу обстоятельств могут ощущать разобщенность, но гораздо хуже, если не слишком активные в социальном плане сотрудники и вовсе окажутся оторванными от коллектива, почувствуют себя забытыми и ненужными. Руководителю следует вовлекать их в коммуникацию, как минимум звонить и интересоваться делами.
Нужно показать человеку, что его труд заметен и востребован, что начальник и все коллеги видят, как он отлично работает.
В то же время, не стоит форсировать коммуникации сверх меры. Слишком пристальное внимание и требование все время быть на связи может быть воспринято как попытка отслеживать весь рабочий день сотрудника, нарушение личных границ. Постоянные сообщения в чатах, вызовы на совещания, потоки уведомлений и новостей могут повышать тревогу у некоторых сотрудников. Лучше подставить дружеское плечо, а не быть надзирателем для коллег.
Еще добавлю, что в Fb мы запустили такой хэштег #MANGOдома и постоянно придумываем посты, вовлекающие в процесс весь коллектив.
Сергей Козлов, генеральный директор компании “Мегаплан” (CRM-система для планирования, контроля и управления задачами)
Все было заметно проще и понятнее, когда мы могли встречаться со своими сотрудниками в офисе, проводить совещания, пятничные митапы, здесь и сейчас обсуждать в живом общении то, что волнует ваш коллектив. Мотивировать одновременно всех в большой компании достаточно сложно. Так, в Мегаплане мы выстроили четкую вертикаль взаимодействия: я общаюсь с руководителями отделов, работаю над их мотивацией, они спускают информацию ниже и работают над созданием необходимых условий для сотрудников.
Каждый месяц мы проводим общекомандное совещание с итогами работы, что-то вроде “ретро-спринтов”, которые обычно используют продуктовые команды. 1 апреля мы впервые провели это совещание в онлайне (теперь это норма нашей удаленки). Выступление на такой встрече – один из важных элементов нематериальной мотивации. Сотрудники не могут игнорировать или пропустить совещание, как не могут допустить неудовлетворительных результатов, которые будут обсуждать все команды. Так, например, отчетный слайд команды продаж поделен на две части: в левой – лучшие продавцы и их результаты, в правой – худшие. И, конечно, никто не хочет оказаться справа. За два попадания в такой антирейтинг мы поднимаем вопрос о дальнейшем присутствии специалиста в нашей компании. При этом, хочу отметить, что средний срок работы продавца в Мегаплане 2-2,5 года.
Недостаток тесной связи с коллективом в удаленной работе чувствуется особенно сильно. Поэтому мы еще накануне перехода на удаленку создали внутри Мегаплана корпоративный чат, где обсуждаем с сотрудниками актуальные новости. Что-то вроде нашего внутреннего “Telegram-канала” обо всем, что влияет на наш бизнес, работу и жизнь. Я несколько раз в неделю готовлю аналитические записки для чата обо всем, что считаю важным: нефть, курс доллара, коронакризис, изоляция, пропуска. Мне кажется, важным в сегодняшней ситуации не обманывать ожидания и не слишком успокаивать людей. Руководитель должен оказаться максимально близко и быть максимально честным.
Кстати, в этот же чат перешла наша пятничная традиция “пива и пиццы”. Каждую рабочую неделю в изоляции наши сотрудники заканчивают в чате с фотографиями из “хоум-офисов”, пиццей, пивом и обсуждениями интересных статей, книг или сериалов.
Арсен Хаиров, архитектор, сооснователь АБ HEADS GROUP (архитектурное бюро):
В нашем архитектурном бюро период удаленный работы попал на самый жаркий период сдач сразу по нескольким проектам. Так мы оказались вынуждены работать без выходных, чтобы выдавать материал в срок, который ждут от нас заказчики.
В бюро мы пытаемся выстраивать горизонтальную иерархию, чтобы каждый сотрудник ощущал себя частью нашей команды. В конце 2019 года мы проводили презентацию, где рассказывали про цели и амбиции нашего бюро на 2020 год и в горизонте 5 лет.
Стоит отметить, что мы в бюро сделали прозрачной бухгалтерию для сотрудников. Все знают или могут посмотреть, сколько стоит в действительности проект, которым они занимаются. Сотрудники видят, сколько денег уходит на операционные расходы, на их зарплату, и как сокращается прибыль с проекта в случае задержки сдачи.
Думаю, что такого рода презентации, прозрачность и честность дают свои результаты. Сотрудники разделяют наши цели. Они понимают, что наша репутация, как компании, зависит от их качественной работы напрямую. Осознают, что в первую очередь для нас важно удовлетворить потребности клиента, а уже потом все остальное.
В свою очередь, мы постарались обеспечить сотрудников всем необходимым на удалённой работе, настроив удаленный доступ. Мы не стали снижать уровень заработной платы, даже, наоборот, в марте премировали людей с максимальной ответственностью и отдачей.
На мой взгляд, в режиме удалённой работы очень важно руководителям стать ближе к сотрудникам. Обсуждать в чатах какие-то интересные идеи, говорить про курсы, которые могут повысить квалификацию нас как специалистов, советовать книги и т.д. Все это мы стараемся делать у себя в бюро, поэтому сложностей с мотивацией сотрудников не испытываем.
Анна Кукарских, HR-директор компании Acronis (разработка ПО для киберзащиты)
В компании был создан специальный комитет для оперативного мониторинга текущей ситуации в мире и принятия необходимых мер в зависимости от ее напряженности и переводе сотрудников на удаленную работу в случае необходимости. На корпоративном портале мы публикуем материалы по организации удаленного труда, эффективным мерам защиты сотрудников, а также регулярно делаем рассылку с актуальными новостями по теме пандемии, информируя о ситуации в мире и о мерах профилактики в офисах нашей компании, в частности.
Пандемия COVID-19 не только изолировала нас, она изменила саму систему нашей работы и обучения. К новой реальности непросто приспособиться, но со временем многие работодатели оценят все прелести удаленной работы, а сотрудники научатся грамотно планировать свое время и распределять усилия, чтобы оставаться эффективным в работе и находить время для семьи.
Поскольку во многих странах введен массовый карантин, закрыты школы и детские сады, мы понимаем, что это негативно сказывается на детях наших сотрудников, клиентов и партнеров, их семейном климате.
Поэтому силами нашего благотворительного фонда мы начали программу Acronis Cyber Foundation Homeschooling, чтобы помочь детям продолжать учиться, а родителям в это время сосредоточиться на работе. Мы хотим, чтобы семьи поддерживали хорошие отношения во время вынужденной изоляции: родители знали и одобряли то, чем занимаются дети, и в то же время дети не думали, что их не ценят, и они только мешаются.
Мы предложили детям своих сотрудникам доступ к лучшим учебным ресурсам онлайн на разных языках (школы программирования, шахматы, английский язык). Acronis будет полностью покрывать плату за подписку. Мы надеемся, что это поможет в сохранении продуктивности наших сотрудников при работе из дома и сделает новую реальность более комфортной.
Также мы пропагандируем здоровый образ жизни и активную жизненную позицию. В совокупности все эти качества определяются нами как #CyberFit. После массового перехода на дистанционную работу, мы предложили своим сотрудникам бесплатные занятия йогой и функциональные тренировки, которые можно выполнить из дома через Zoom, чтобы легче адаптироваться к «новым нормам» жизни на карантине. В это время у всех сотрудников есть возможность отдохнуть и отвлечься, переключить свое внимание и оставаться #CyberFit вместе с другими членами команды Acronis.
Наталия Лепёшкина, заместитель директора по персоналу группы компаний «Нетрика» (цифровые платформы и ИТ-решения)
В первую очередь, для мотивации сотрудников мы используем неформальные мероприятия, которые позволяют объединять коллектив даже на расстоянии. По пятницам мы проводим флешмобы: например, недавно сотрудники публиковали фотографии своих домашних рабочих мест в социальных сетях с хештегом #netrikahome. Также мы попросили коллег присылать фотографии со своими домашними животными. Оказалось, что у некоторых сотрудников дома обитают необычные питомцы – мадагаскарские тараканы и черепахи.
В прошлую пятницу мы поздравляли с днём рождения основателя компании «Нетрика» Артема Мошкова – и в честь этого сотрудники выкладывали фотографии с поздравлениями.
Помимо этого, у каждой команды в компании есть свой чат для рабочего общения. В этом чате в начале дня сотрудники обсуждают задачи и планы, а в конце – подводят итоги. Также сейчас мы делаем акцент на обучении: сотрудники активно делятся друг с другом полезными образовательными ресурсами.
Мы и раньше иногда имели дело с удалённой работой – однако в таком формате работали разработчики, тестировщики и аналитики по договорённости с руководством. Поэтому благодаря опыту, а также активной работе ИТ-специалистов вся наша команда быстро и успешно перешла на удалённый формат. Ещё до объявления официального режима самоизоляция у нас была готова соответствующая инфраструктура.
Диапазон методов мотивации команды широк: от хорошо всем знакомого, докарантинного, общения в чатах, спринтов-совещаний для планирования и подведения итогов, до группового фитнеса в Zoom и надбавки к заработной плате. Обязательным атрибутом дистанционной работы является координация и контроль, которые совершенно не противоречат искренности общения, так необходимой на расстоянии, но обеспечивают эффективное выполнение задач и соблюдение дедлайнов.
