Эта статья для тех, у кого при упоминании о планировании пробегает озноб по коже (как у автора текста). Многие из нас убеждают себя, что на самом деле они планируют, даже если не ведут соответствующие записи в ежедневнике. Мы, мол, все помним, и все успеваем… Все да не все.
Готовы поспорить на что угодно, что человек, не занимающийся планированием в принципе, успевает выполнить далеко не все задачи, которые перед ним стоят. Иногда мы говорим себе: «Ну вот. Опять не успел (-а). Ну ничего, отложу на завтра». Это не то же самое, что успевать.
Существуют десятки, если не сотни, книг о планировании. Проблема в том, что не-любители планирования их не читают по причине глубоко тоскливого отношения к вопросу.
Мы хотим убедить не-любителей планирования, что оно необходимо. И для этого предлагаем несложную процедуру.
Первый этап
На следующую неделю сформулируйте несколько задач. Задачи должны быть важными, значимыми. Желательно, чтобы у них были дедлайны. Запишите задачи в ежедневник.
Второй этап
Каждый день ведите дневник тайм-менеджмента. Записывайте все, что делаете. Фиксируйте на бумаге начало каждой активности и время ее завершения. Чтобы не тратить на это лишнее время, записывайте очень кратко.
В конце дня подбейте итоги.
Суммируйте затраты времени по следующим статьям:
– работа;
– поездки в транспорте;
– ожидание деловых встреч;
– деловые встречи;
– обучение;
– перекусы, перекуры;
– досуг;
– общение.
Постарайтесь быть честными с собой – в этом весь смысл. Если вы полчаса проговорили по телефону с кем-то из близких во время рабочего дня, записывайте это в общение или досуг, но не в работу.
Подведение итогов может вас удивить. Вы думаете, что трудитесь в поте лица минимум 8 часов в день. А оказывается, часть этого времени вы тратите на ожидание, а часть составляют перекусы и прочий досуг. Вот и ответ на вопрос, почему не все задачи оказываются выполненными.
Зачем нужен такой анализ? Чтобы самому себе поставить «двойку» за тайм-менежмент – и все? Нет, конечно.
Затраты времени можно оптимизировать. И здесь не нужны книги по управлению временем – всего лишь здравый смысл.
Много времени тратите в ожидании встреч? Возьмите с собой ноутбук и сделайте часть работы, пока будете ждать партнера или приема у чиновника. Во время хождений по инстанциям рассчитайте маршрут таким образом, чтобы тратить на это меньше времени. Сократите количество разговоров на офисной кухне. Почитайте книгу на профессиональную тему, пока едете в метро.
Найдете пробоины в своем тайм-менеджменте – сможете их залатать.
Вернемся к списку целей на неделю, который мы составили на первом этапе. Честно оцените, какие цели выполнены, а какие – нет. Какова доля достигнутых целей? Есть, к чему стремиться? Тогда отставьте свою самоуверенность и признайте, что навыки управления временем нужно совершенствовать.
В конце концов, от этого зависит ваша карьера.