Реализация некоторых рекомендаций по тайм-менеджменту требует столько дополнительного времени, что отбирает последние крохи досуга… Мы выбрали практичные советы на каждый день, которые легко использовать, и при этом они работают!
Рекомендации мы взяли из книги специалиста по управлению временем Джули Моргенстерн «Никогда не проверяйте почту утром». Некоторые ее рекомендации универсальны и потому всем хорошо известны. Например, совет не проверять почту с утра, в первый час рабочего дня (в прочитывании корреспонденции можно застрять на добрых два часа).
А вот нечто новенькое.
Используйте будильник
Предположим, на выполнение задания вы отвели себе час. Не будете следить за временем – просидите не час, а три. Чтобы контролировать расход времени, заведите будильник. Прозвонил? Заканчивайте работу. Поначалу вряд ли удастся укладываться точно в отведенный промежуток времени, но со временем все получится.
Будильник можно использовать и с другой целью. Например, вы говорите себе: «Я пойду пить кофе только через два часа». И до звонка сосредотачиваетесь только на работе.
Планируйте заранее
Большинство людей занимаются планированием утром. По мнению Джули, продуктивнее планировать вечером предыдущего дня. Вечер – сам по себе период более спокойный, когда можно сосредоточиться и ничего не упустить из виду. Планировать лучше не на день, а на три дня. Так легче оценить, стоит ли браться за новые задачи, или их лучше отложить. Кроме того, если вы планируете на 3 дня вперед, то ближайшие 2 вечера у вас будут свободны от составления графика задач.
Сортируйте задачи
Это тоже довольно известный ход – разделение задач на срочные и важные – но Джули Моргенстерн вносит в него свою изюминку. Она подчеркивает: не ставьте в один список задачи разной важности. В списке задач на день не могут стоять по соседству «составить квартальный отчет», «позвонить подруге Маше и поздравить с днем рождения» и «купить пакеты для мусора». Все самое важное включайте в верхнюю часть списка.
И еще. Опрометчиво составлять список из 100 пунктов, если вы понимаете, что физически выполнить все сто невозможно. Будьте реалистами.
Задайте себе вопрос…
«Если бы ровно в 6 часов в офисе отключали свет, что бы я попытался сделать обязательно?». Этот вопрос очень дисциплинирует и помогает отделить действительно значимые и неотложные дела от всех остальных.
Ведите насыщенную жизнь за пределами офиса
По мнению автора книги, самые успешные люди – это обычно те, кому есть зачем покидать офис ровно в 18.00. Для кого-то это семья, для кого-то – любимое хобби и друзья. По мнению Джули, качественный, продуктивный отдых заряжает нас энергией. А без энергии и вдохновения никакое рациональное планирование времени не поможет добиваться хороших результатов. Конец рабочего дня – это точка.
Еще 10 советов по тайм-менеджменту для тех, кто хочет все успевать
